Conditions Générales de Vente

ARTICLE 1- DISPOSITIONS GENERALES

ACTUAL SYSTEMES est un distributeur grossiste en produits informatiques (matériels/solutions) auprés de professionnels locaux et régionaux de l’IT, eux-même revendeurs professionnels de l’informatique (ci-après le « Client » ou le « Client revendeur professionnel »).
Du fait de sa qualité de revendeur professionnel, le Client reconnait qu’il lui appartient de s’assurer de ses compétences internes ou de services de tiers de son choix, pour définir les besoins de ses propres clients, élaborer un cahier des charges, choisir les matériels et logiciels applicatifs adéquats au vu de leurs caractéristiques techniques, procéder aux tests et recettes nécessaires, s’assurer de l’environnement physique des matériels et logiciels, etc.
Dans le cas où le Client viendrait à recourir aux services de ACTUAL SYSTEMES pour l’assister dans l’établissement d’un cahier des charges, la définition et/ou l’adaptation d’une infrastructure pour un Client final, le Client, en tant que revendeur professionnel, demeurera pleinement responsable des choix qui seraient faits et des préconisations, propositions adressées au Client final, le Client revendeur dégageant ACTUAL SYSTEMES de toute responsabilité à cet égard.
Dans le cas où le Client revendeur professionnel demanderait à ACTUAL SYSTEMES de facturer directement à ses propres clients (ci-après « le Client final ») le matériel dont il aurait préconisé l’acquisition, le Client final reconnaît que les caractéristiques et références des produits informatiques commandés à ACTUAL SYSTEMES ont été définies exclusivement par le Client et sous sa seule responsabilité ; le Client final reconnaît également que les produits commandés l’ont été selon les conseils et instructions du Client ; le Client final accepte de décharger expressément ACTUAL SYSTEMES de toute obligation d’information, de conseil et de mise en garde habituellement mises à la charge du vendeur de produits informatiques et reconnaît que ces obligations relèvent de la responsabilité exclusive du Client revendeur professionnel. Si le Client final venait à remettre en cause, de quelque manière que ce soit, le choix des produits informatiques ou les informations, conseils ou mises en garde reçus, il ne pourra en tenir responsable que le Client et décharge expressément ACTUAL SYSTEMES de toute responsabilité à cet égard.
Les présentes dispositions s’appliquent de plein droit à toutes nos ventes (ventes aux Clients et ventes par l’intermédiaire des Clients au Client final) et prévalent sur toutes conditions d’achat, sauf acceptation expresse et par écrit de notre part. Toutes dispositions contraires contenues dans les bons de commandes et autres documents commerciaux de nos clients ne peuvent nous être opposées.

ARTICLE 2 – DUREE DE VALIDITE DES OFFRES

Sauf dispositions contraires, les offres présentées par ACTUAL SYSTEMES sont valables sept (7) jours.

ARTICLE 3 - COMMANDES ET EXECUTION

Toute commande est matérialisée par la signature du bon de commande par le Client, le bon de commande et les présentes conditions générales constituant le contrat applicable entre les parties (« ci-après le « Contrat »)

Toute modification et/ou annulation de la commande doit être demandée par écrit à ACTUAL SYSTEMES dans les vingt-quatre (24) heures suivant la prise de la commande. Passé ce délai, toute modification et/ou annulation est soumise à l’approbation d’ACTUAL SYSTEMES, laquelle se matérialise également par écrit.

ACTUAL SYSTEMES se réserve le droit de mettre à la charge du Client les frais engendrés par toute modification et/ou annulation.

ARTICLE 4 - DELAI DE LIVRAISON

Sauf dispositions contraires convenues expressément entre les Parties, les délais de livraison prévus, sont donnés à titre indicatif. Les retards ne peuvent en aucun cas justifier l’annulation de la commande, l’octroi d’une indemnité quelconque ou l’application de pénalités de retard.
En tout état de cause, y compris dans le cas où un délai impératif aurait été convenu entre les Parties, ACTUAL SYSTEMES est dégagé de plein droit de tout engagement de délai relatif à ses livraisons et se réserve expressément le droit de suspendre la livraison :
dans le cas ou les conditions de paiement convenues n’auraient pas été respectées par le Client ;
dans le cas ou l’en-cours du compte client dépasse la limite de crédit accordé par le vendeur ou l’assureur du vendeur.

ARTICLE 5 - TRANSPORT ET RECLAMATION

Sans préjudice des dispositions à prendre vis à vis du transporteur (*), les réclamations sur les vices apparents ou sur la conformité du produit livré au produit commandé, ou au bon de livraison, doivent être formulées par écrit dans les quarante-huit (48) heures suivant l’arrivée des produits.
En présence du transporteur, le Client s’engage à contrôler l’état de la marchandise et à noter lisiblement sur le bon du transporteur le ou les colis manquants, abimés ou cassés.
(*) L’article L.133-3 du Code de commerce fixe un délai de trois jours, non compris les jours fériés, après réception des objets transportés pour permettre au Client de notifier au transporteur, par lettre recommandée ou acte extra-judiciaire, toute avarie ou perte partielle de marchandise. Toute protestation effectuée postérieurement à ce délai ne pourra être traitée par ACTUAL SYSTEMES qui déclinera toute responsabilité, et ce même si la réception de la marchandise est conditionnée à la mention « sous réserve de déballage ».

ARTICLE 6 - RETOUR DES MARCHANDISES

Aucune marchandise ne pourra être retournée sans accord préalable écrit de ACTUAL SYSTEMES et accompagnée d’un numéro RMA (Return of Material Authorization). Le retour ne concerne que les matériels n’ayant subi aucune modification ou altération et doit être effectué dans l’emballage d’origine. Les frais de transport sont à la charge du Client. Le délai de reprise pour avoir est de 15 jours maximum après la date du bon de livraison. La rédaction de l’avoir ne sera validé qu’après contrôle des produits, la validation commerciale pour les produits tenus en stock et du fabriquant pour les commandes spécifiques.

LES PRIX

Les produits sont fournis au prix en vigueur au moment de l’acceptation de la commande.
Les prix convenus entre les Parties s’entendent en euros, hors taxes, départ entrepôt, frais de port non compris qui seront facturés en plus. Les prix sont modifiables sans préavis et varient en fonction des remises et ristournes applicables à la date de réception de la commande

CONDITIONS DE PAIEMENT

Nos factures sont payables à Le Haillan, selon les modalités et échéances prévues par les Parties. Pour la première commande du Client, le paiement est exigible dans sa totalité par virement bancaire ou carte bancaire à la commande.
Si la totalité des engagements du Client à l’égard de ACTUAL SYSTEMES dépasse la limite de crédit consenti par ACTUAL SYSTEMES ou l’assureur de celui-ci, celui-ci pourra exiger :
soit le paiement de la totalité de la commande par virement bancaire ;
soit une caution ou garantie bancaire.
ACTUAL SYSTEMES se réserve le droit de modifier l’encours et les conditions de paiement sans préavis.

En cas de RETARD de paiement, le vendeur pourra suspendre toutes les commandes en cours, sans préjudice de toute autre voie d’action et notamment de l’application à l’acheteur d’intérêts de retard calculés au taux de 1.5% par mois sur le montant de la créance due.

En cas de DEFAUT de paiement, et quarante-huit (48) heures après une mise en demeure restée infructueuse, la vente pourra être résolue de plein droit par ACTUAL SYSTEMES, et ce sans préjudice de tous dommages et intérêts

GARANTIE RESPONSABILITE

La seule garantie accordée directement par ACTUAL SYSTEMES est celle en cas d’éviction.

En cas de défaut de la chose vendue, ACTUAL SYSTEMES, en tant que simple intermédiaire entre le constructeur et le Client, ne peut être directement appelé en garantie. Le Client reconnaît qu’ACTUAL SYSTEMES dépend du constructeur pour appliquer les garanties afférentes au matériel livré.

En tout état de cause, les garanties du constructeur ne jouent pas dès lors que les pannes ou dommages résultent directement ou indirectement des cas suivants :
tout entreposage sans protection ou réalisé dans des conditions contraires aux préconisations du fabricant, ou plus largement des bonnes pratiques habituellement appliquées en la matière ;
toute négligence, erreur de raccordement ou de manipulation, entretien et usage d’équipement non conforme aux spécifications techniques du fabricant consignées dans son manuel d’utilisation ou plus généralement une utilisation défectueuse ou maladroit ;
toute modification ou transformation mécanique, électronique, électrique ou autres, apportées à l’équipement ou à ses dispositifs de raccordement.
Concernant les produits défectueux à remplacer dans le cadre de la garantie, les conditions relatives à la responsabilité des fabricants seront appliquées. En cas de produit défectueux ou obsolète, le Client pourrait se voir indirectement proposé par le fabricant, par l’intermédiaire d’ACTUAL SYSTEMES, un produit de performance équivalente, ou un avoir sur la base du crédit fournisseur consenti.

RESERVE DE PROPRIETE

De convention expresse et à titre de condition substantielle et déterminante du présent contrat, si la livraison des marchandises a été effectuée avant le paiement de la totalité des sommes dues, les marchandises demeureront la propriété d’ACTUAL SYSTEMES jusqu’au règlement intégral du prix. Cependant, le Client assume les risques des marchandises dès leur livraison et notamment de pertes, d’avaries, de destructions ou de

dommages. Le Client ne peut, jusqu’à complet paiement, ni transférer de droits, ni constituer de sûretés sur le matériel vendu.
Dans le cas où le Client se dessaisirait de la marchandise, avant même d’avoir réglé l’intégralité du prix, sous quelque forme que ce soit, au profit de tiers, il sera tenu d’informer lesdits tiers de la présente clause de réserve de propriété, sans que ce défaut d’information puisse être opposable à ACTUAL SYSTEMES. Le Client s’engage également à informer immédiatement ACTUAL SYSTEMES de cette vente, laquelle pourra préserver ses droits et exercer toute revendication sur le prix de revente ou sur le bien, entre les mains du tiers.

Le Client s’engage en cas de redressement judiciaire de sa société, à fournir à première demande la liste de ses Clients finaux auxquels ont été livrés des produits faisant l’objet d’une clause de réserve de propriété.

DONNEES PERSONNELLES

ACTUAL SYSTEMES, recueille, en sa qualité de responsable du traitement, à l’occasion de la signature du Contrat et pour les finalités définies ci- dessous, des données à caractère personnel au sens de la loi Informatique et libertés et du Règlement 2016/679 du 27 avril 2016 sur la protection des données (RGPD), ci-après dénommés « la Réglementation Applicable ».
ACTUAL SYSTEMES veille à cet effet au respect de la Règlementation Applicable dans le cadre des traitements qu’il réalise en application des présentes, au sein de son organisation, en particulier en mettant en place les mesures techniques et organisationnelles appropriées qui lui incombent en vue notamment de s’assurer de la sécurité des données à caractère personnel.

Ces données se limitent aux nom, prénom, fonction, adresse email, adresse IP (en cas de signature électronique), copie d’une pièce d’identité et numéro(s) de téléphone du signataire (en sa qualité de personne dument habilitée pour engager dans le cadre des présentes, le Client).

Le client communique en outre à ACTUAL SYSTEMES dans le cadre des présentes, le nom, prénom, fonction, adresse email, adresse IP, numéro(s) de téléphone de tout ou partie de ses préposés, ses représentants, voire tout autre partie prenante à son activité.

Ces données seront uniquement utilisées par ACTUAL SYSTEMES, dans la confidentialité la plus stricte, pour les finalités suivantes :
La mise en place et la gestion du Contrat en ce compris l’exécution par ACTUAL SYSTEMES du Contrat tel que défini aux présentes ;
La gestion des demandes du signataire ou des collaborateurs du client de nouveaux produits et services ;
Le recouvrement ou la cession de créances ainsi que la gestion des incidents de paiement.
Les traitements réalisés par ACTUAL SYSTEMES dans le cadre des présentes se limitent à la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la conservation, l’adaptation, la modification, la consultation, la transmission des données au sein même de son organisation.

Le Client fait son affaire de fournir aux personnes concernées une information claire, non-ambiguë et à tout moment accessible, sur les conditions et modalités dans lesquelles leurs données personnelles sont susceptibles d’être traitées par des tiers tels que ACTUAL SYSTEMES ou ses propres sous-traitants ou encore en cas de cession du Contrat. Le Client est entièrement responsable des conséquences, notamment pécuniaires, en cas de réclamations des personnes concernées, si les traitements ne sont pas en conformité avec la Règlementation sur la protection des données personnelles du fait d’une information défaillante ou d’un défaut de consentement de ces derniers. Il garantit ACTUAL SYSTEMES contre tout recours à cet égard. Il est rappelé que tout personne concernée dispose de droits d'accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation, de portabilité de ses données personnelles ainsi que du droit de définir les directives relatives au sort de ses données après décès. Toute personne considérant que ces droits relatifs à la protection de ses données à caractère personnel ne sont pas respectés peut déposer une réclamation auprès de la CNIL. S’agissant des traitements réalisés par ACTUAL SYSTEMES, ces demandes peuvent être adressées à l’adresse de son siège social telle que reproduite en pied de page.

Chaque partie viellera à détruire les données dès l'instant où elles ne présenteront plus un intérêt dans le cadre du suivi de leur relation. Toutefois, le Client reconnait et accepte que ACTUAL SYSTEMES puisse conserver à des fins de prospection commerciale, les noms, prénoms, fonctions, numéros de téléphone professionnel et adresses emails professionnelles du signataire du Contrat ainsi que de ses préposés en charge du suivi de sa relation avec ACTUAL SYSTEMES, ce pendant une période de 36 mois à compter de la fin de la relation, sans préjudice de celles devant être conservées par ACTUAL SYSTEMES à des fins de préservation d’éléments de preuve au regard des délais légaux de prescription.

Le Client, en tant que responsable de traitement, est amené à communiquer à ACTUAL SYSTEMS agissant en qualité de sous-traitant, des données à caractère personnel du Client final pour les besoins du Contrat. Ces données se limitent aux coordonnées de tout ou partie des collaborateurs du Client final (utilisateurs) à des fins d’installation, paramétrage de produits informatiques objet du Contrat. Ces données se limitent aux nom, prénom, fonction, adresse email, numéro(s) de téléphone, adresse IP des collaborateurs concernés.

Du fait de la nature des prestations, hormis les données susvisées se rapportant aux utilisateurs du Client final et aux préposés du Client, ACTUAL SYSTEMES n’est pas en mesure d’identifier précisément les autres données du Client final auxquelles il pourrait avoir accès, qui s’avéreraient être des données personnelles, dans le cadre de son accès à l’environnement du Client final pour les besoins du Contrat. Il s’engage dans tous les cas à observer la plus stricte confidentialité dans le traitement de ces données et s’interdit d’en conserver une copie, dès lors que sa propore intervention chez le Client final aura pris fin.

ACTUAL SYSTEMES n’ayant aucun lien avec les personnes concernées dont les données seraient conservés par le Client final, le Client et le Client final demeurent, par conséquent, les seuls débiteurs des obligations légales en lien avec le respect du droit des personnes concernées dont les données personnelles viendraient à être ainsi traités par ACTUAL SYSTEMES lors de son intervention. Le Client et le Client final s’engagent à disposer, pour respecter cette obligation des personnes concernées, des mesures organisationnelles et techniques leur permettant (i) d’informer clairement les personnes concernées, (ii) de recueillir leur consentement si nécessaire, (iii) de répondre notamment à leurs demandes de droits d'accès, de rectification, de suppression, d’opposition, de limitation, de portabilité des données personnelles ainsi que leur droit de définir les directives relatives au sort de leurs données après décès ou encore de porter une réclamation auprès de la CNIL si elles devaient considérer que le traitement des données à caractère personnel les concernant constitue une violation de la Règlementation sur la protection des données.
ACTUAL SYSTEMES fera ses meilleurs efforts, autant que possible, pour apporter son assistance au Client pour lui permettre de respecter ses obligations en tant que Responsable de traitement. A cet effet, ACTUAL SYSTEMES exécutera, s’il en a les moyens, toutes instructions écrites données par le Client, pour procéder dans un délai raisonnable à la modification, suppression des données personnelles pour permettre au Client de respecter ses obligations vis-à-vis des personnes concernées, des Clients finaux.

Le Client autorise ACTUAL SYSTEMES à recourir à des sous-traitants dans le cadre de l’exécution du Contrat seulement si ces derniers sont contractuellement liés par les mêmes engagements que ACTUAL SYSTEMES au titre du Contrat concernant les données personnelles, ce sous la responsabilité de ACTUAL SYSTEMES.

Dans l’hypothèse où exceptionnellement, ACTUAL SYSTEMES serait saisi, directement ou par l’intermédiaire d’un sous-traitant, d’une demande portant sur les droits visés ci-dessus, il s’engage à en informer le Client dans les plus brefs délais afin que celui-ci puisse répondre de ses propres obligations.

ACTUAL SYSTEMES s’interdit de transférer les données personnelles traités dans le cadre des présentes, en dehors de l’Espace économique Européen.

ACTUAL SYSTEMES veille dans tous les cas, dans le cadre d’une obligation de moyens :
à prendre toutes mesures de sécurité utiles pour protéger les données contre tout traitement non-autorisé ou illégal, contre des pertes accidentelles ou non, leur altération, destruction, modification accidentelle ou non autorisées,
à restreindre et sécuriser l’accès aux données quel que soit leur mode de stockage dans ses locaux,
à ne pas divulguer les données, directement ou indirectement à un tiers sans l’accord préalable du Client et plus généralement à en assurer la confidentialité,
à ne pas utiliser les données personnelles à son profit et à limiter leur usage aux stricts besoins de ses missions dans le cadre des présentes et à ne divulguer les données ou en donner accès qu’aux membres de son personnel ayant besoin de les connaitre pour l’exécution desdites missions,
à ne pas reproduire, copier, dupliquer totalement ou partiellement l’une quelconque de ces données en dehors des autorisations reçues du cient,
à restituer au Client et à sa demande en fin de contrat, dès l’instant où celui-ci ne serait pas renouvelé, sous tout format habituellement utilisé et exploitable sur le marché, l’intégralité des données et à procéder à leur destruction dans les conditions susvisées.
dans le cas de recours à des sous-traitants, à s’assurer de l’engagement de ces derniers à respecter les dispositions susvisées, en ce compris la stricte confidentialité des données.

Chaque Partie s’engage à notifier à l’autre Partie toute violation de données personnelles dans les quarante-huit (48) heures de la survenance d’une telle violation dont elle aurait connaissance. Par violation de données personnelles (ci-après « Violation ») il convient d’entendre toute violation entrainant, de manière accidentelle ou illicite, la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisés des données à caractère personnel transmises, conservées ou traitées d’une autre manière, ou l’accès non autorisé à de telles données.
Conformément à la Réglementation applicable, ACTUAL SYSTEMES communiquera au client les informations en sa possession, pour le cas où la Violation serait causée à l’occasion des prestations, permettant au client, de répondre à ses propres obligations de notification et de remédiation auprès de l'autorité de contrôle et des personnes concernées.

En cas de négligence de la part du Client, ACTUAL SYSTEMES pourra notifier la Violation à l’autorité compétente, sans que le non-respect des délais ou autres obligations incombant normalement au Client ne puisse lui être reproché par ce dernier.

Sous réserve du respect de la législation applicable, ACTUAL SYSTEMES s’engage à notifier au Client toute demande de transmission ou de consultation des données personnelles émise par une autorité judiciaire ou administrative. ACTUAL SYSTEMES agira sur les instructions de ladite autorité. Il s’engage toutefois à agir avec discrétion et à ne communiquer dans la mesure du possible que les données strictement exigées.

JURIDICTION COMPETENTE

TOUT LITIGE SUSCEPTIBLE DE S’ELEVER ENTRE LES PARTIES A PROPOS DE LA FORMATION, DE L’EXECUTION OU DE L’INTERPRETATION DU PRESENT CONTRAT SERA DE LA COMPETENCE EXCLUSIVE DU TRIBUNAL DE COMMERCE DE BORDEAUX.